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Cuatro jinetes del apocalipsis financiero.

Finanzas débiles y falta de planeación representan el 75 por ciento de las causas por las que fracasan las PYMES mexicanas durante los primeros tres años de operaciones.  Los errores más comunes los representan los cuatro jinetes del apocalipsis.

1.El anticristo. Es el autoengaño que aparece cuando se olvida separar las finanzas personales de las profesionales. Esta es una de las prácticas más comunes y perniciosas que sólo aparecen por “comodidad”. Sin embargo, afecta la claridad de operaciones del negocio y el manejo de los gastos personales. Inciden negativamente en la startups por esto:

Dificulta el acceso a créditos empresariales. Vale recordar que ante la posibilidad de crecer el negocio, herramientas como los créditos empresariales pueden ayudar en los planes de inversión o expansión.

Poca credibilidad. No mantener claros los estados financieros de la PYME, será mucho más complicado que cualquier entidad financiera confíe en la empresa para otorgarle un crédito y desalentará a posibles inversionistas.

Contabilidad complicada. Al momento de elaborar informes de contabilidad, resultará enredado resolver el origen y el destino de algunos recursos. Por otra parte, una vez que se logran separar los ingresos y egresos personales con los del negocio, se debe elaborar un informe distinto de cada rubro.

Es más difícil tomar decisiones para el negocio. Cargar a la cuenta empresarial los gastos personales reduce las ganancias que el negocio necesita para operar de manera sustentable, es decir, se le resta liquidez.

Se pueden generar mayores pérdidas. Al “ayudar” a la empresa se invisibilizan problemas de raíz que pueden desembocar en la descapitalización de la compañía y afectar las finanzas personales. Minimizar los riesgos es actuar como si el emprendedor fuera un accionista de la compañía aunque sea el único dueño.

Ahora, develar al anticristo o autoengaño implica definir el propio sueldo, elaborar presupuestos por separado, abrir dos cuentas para obtener mejores créditos,

2. Destrucción. Es no revisan las cuentas cada mes. El cierre mensual de operaciones permite revisar y conciliar las partidas contables, determinar si la empresa generó ganancias o pérdidas, facilitar el procedimiento de cierre anual, asegurar el buen funcionamiento financiero de la empresa.

Anular la autodestrucción implica emplear una hora al mes para poner en orden los movimientos que se realizaron los 30 días anteriores.

Esta práctica es útil para controlar las finanzas y ayudar a detectar posibles errores en cobros de proveedores.

Para facilitar las cosas, se tienen herramientas como Fintonic, una aplicación que se conecta con las cuentas y permite recibir avisos si ocurre algo raro o importante como un cobro duplicado. Así se podrá podrá consultar y llevar el control de en qué se te va el dinero en cada momento.

3. Hambre. Esta hecatombe se produce cuando no se establecen objetivos concretos trimestrales. Cuando hay demasiadas iniciativas sin lograr consolidarlas el éxito muere de inanición. Para alimentar la empresa conviene:

Hacer que cada meta e hito trimestral sea lo más procesable y específico posible. Debe definir la acción a tomar que pueda contribuir al objetivo principal, quién debe hacerlo, qué herramientas se pueden utilizar y cuánto tiempo tienen para lograrlo.

Aprovechar las numerosas herramientas de planificación, programación, proyectos y colaboración en línea disponibles como Basecamp. Hacen que el proceso de desarrollo y gestión de metas trimestrales sea más eficiente y ayudan a mantener a todos informados sobre el progreso que se ha logrado y lo que debe completarse. Es especialmente beneficioso para empresas como la mía, donde gran parte de mi equipo es virtual porque facilita la comunicación y la colaboración.

No elegir demasiadas metas trimestrales para lograr porque se está preparando para el fracaso. En cambio, concéntrese en hacer dos o tres bien y completamente en lugar de agregar cuatro a cinco cada trimestre y fallar miserablemente.

4. Enfermedad. El descontrol de costos daña la salud de la PYME. Entre los errores comunes en el control de costos se pueden mencionar:

La exposición a riesgos cambiarios en la compra de insumos sin la debida cobertura.

No anticipar la demanda y acumular inventarios que no se mueven.

Descuidar la productividad de los empleados, pues si producen menos aumenta el costo por unidad.

No supervisar la calidad de los productos, los cuales pueden ser motivo de devoluciones o cancelación de pedidos.

No ofrecer un ambiente laboral óptimo, con la capacitación y las condiciones adecuadas para que haya menor rotación de personal y sea más productivo.

No dar el mantenimiento adecuado a la maquinaria y equipo, ya que una descompostura o falla puede alterar todo el proceso y afectar a los costos.

Aliviar a la empresa implica controlar, revisar y decidir. Con todos los datos ingresados en sistema y debidamente clasificados, se podrán limitar algunos costos y desaparecer otros, diseñar un presupuesto anual,  crear políticas o procedimientos de compra y comparar lo previsto con lo que actualmente sucede.

Con tales medidas se podrá frenar la carrera destructiva de los cuatro jinetes del apocalipsis financiero.