LÁZARO CÁRDENAS, Mich, 15 de mayo del 2018.- La Administración Municipal tiene proyectado digitalizar los documentos oficiales que resguarda el Archivo Municipal lo que sería un gran paso en la conservación del historial y a la vez, evitar el almacenamiento de miles de documentos que al paso del tiempo generan contaminación y se complica su rápida localización para los fines prácticos.
De acuerdo con un comunicado, la titular del departamento, Carmen Quiroz Carranza, relata que actualmente se trabaja con cada una de las dependencias para que a la par de que entreguen su archivo en físico, también lo hagan en digital, sin embargo aún es insuficiente esta labor, ya que no se cuenta con las herramientas tecnológicas para lograr ese objetivo.
Rodeada por una montaña de cajas que contienen documentos de ésta y por lo menos dos administraciones anteriores, la funcionaria resalta la positiva respuesta por el Órgano de Gobierno toda vez que en la pasada sesión de Cabildo dio apertura a la intención de digitalizar todo el archivo municipal.
Tan sólo en la oficina de esta área administrativa, que se encuentra en la planta baja del edificio municipal, se encuentran almacenadas 800 cajas de cartón con documentos que, en el mejor de los casos permanecen ahí a la espera de ser consultados cuando así se requiera, o a la espera de ser depurados cuando pierdan validez o que el material alcance el tiempo de vida útil.
Quiroz Carranza explicó que actualmente el municipio alberga tres tipos de archivo: el administrativo, que permanece de uno a dos años en cada oficina; el archivo de concentración donde se encuentran todos los documentos administrativos para consulta interna y que deben permanecer de tres a diez años, según su vida útil; y finalmente el archivo histórico que es la transparencia y memoria del municipio, que se encuentra en un espacio prestado por el gobierno del estado, que son las bodegas de Fidelac.
Para alcanzar la digitalización de todos estos documentos se requiere por lo menos un escáner, equipo de cómputo, capacitación para el personal y equipos de almacenamiento digital.
La funcionaria municipal dijo que quizá sea poco en cuanto a recurso económico, sin embargo, el ahorro es sustancial para la administración, ya que no habría gasto en cajas de cartón, fumigación, revisión y cambio de papel, limpieza, remodelación de los espacios de almacenamiento.
Finalmente, Carmen Quiroz destacó la importancia de un documento digital, a comparación del físico, ya que se asegura la confiabilidad de que en caso de una eventual pérdida se cuente con un respaldo. Confió en que una vez que comience este proyecto, vaya acompañado de una asignación mayor de recursos en el presupuesto de esta dependencia.