MORELIA, Mich., 21 de abril de 2018.- “Los del siglo 20 para acá son los documentos contemporáneos y se han generado bastante, pero no tenemos la certeza de que estos documentos estén disponibles en 100 años”, manifestó David Eduardo Ruiz Silera, presidente de la Red Michoacana de Archivistas A.C. (Redamich), al referirse a la condición archivistica del estado.

“No deberíamos de preocuparnos tanto por los documentos antiguos porque éstos están en un soporte documental de papel, pero un papel muy fuerte. Realmente nos debemos de preocupar por los documentos contemporáneos“, señaló el presidente de la Redamich.

Dijo que a estos últimos no se les ha dado ninguna continuidad para mantenerlos en orden, “es decir, se genera muchísima documentación, la masa documental es enorme y a esos documentos no se les está dando un seguimiento real de protección, de guarda, de resguardo, etcétera,en esa parte estamos mal” aseguró el experto.

David Eduardo Ruiz explicó que la parte de los archivos históricos, los parroquiales por ejemplo, los sacerdotes han sido muy cuidadosos con éstos y además muy celosos para resguardarlos. Además fueron resguardados a través de libros cosidos en un tipo de papel grueso con tinta bastante sólida, aseveró.

“Los del siglo 20 para acá son los documentos contemporáneos y se han generado bastante, pero no tenemos la certeza de que estos documentos estén disponibles en 100 años”, externó el archivista

Una cosa elemental que debe hacerse para preservar, es, por contradictorio que parezca, eliminar documentos, “no se pueden guardar todos los documentos, si se guardaran todos no serían suficientes los edificios que tenemos”, indicó Ruiz Silera.

Para el tratamiento de estos documentos contemporáneos, se tiene que hacer una valoración, una selección y una eliminación de aquellas series documentales que ya no son necesarias o que no tienen importancia jurídica, administrativa, fiscal o cultural, explicó el especialista.

“Hay que guardar los documentos importantes, y esto se puede hacer a través de un instrumento que se conoce como Catálogo de Disposición Documental. Este instrumento nos dice qué documentos se deben de resguardar, por cuánto tiempo o si tienen un valor jurídico, administrativo,fiscal o cultural, los que se deben de guardar o se deben de destruir porque no tiene ningún valor al término de cierto tiempo, es el ciclo de vida de un documento”, explicó.

Respecto a la digitalización de los documentos, es un problema al que se van a tener que enfrentar, “el razonamiento es el siguiente: si los archivos en soporte de papel nos han causado problemas, ¿tú crees que no nos van a causar problemas los archivos en formato digital? Por supuesto que sí”, enfatizó.

“Si no tenemos una solución para los documentos en papel, el mismo problema lo vamos a tener en los archivos digitales, ¿cómo se soluciona esto?, a través de una buena gestión documental, esa es la solución, porque ésta nos va a decir cómo guardarlos, cómo producirlos, cómo resguardarlos, etcétera”.